Pe scurt
- O relocare de birou reușită se pregătește cu 2–4 săptămâni înainte: plan de amplasare, arhivare, etichetare și o persoană responsabilă din partea firmei.
- Costul depinde de numărul de posturi de lucru, volumul arhivei, echipamentele IT și cele grele, etaje și lift, distanță și programul ales (zi, noapte sau weekend).
- Cu cât ne trimiți mai multe detalii și poze, cu atât oferta e mai exactă și nu apar costuri neprevăzute în ziua mutării.
Mutarea unui birou nu seamănă cu mutarea unei locuințe. Pe lângă mobilier ai arhivă, calculatoare, servere, imprimante și, mai ales, oameni care trebuie să poată lucra din nou cât mai repede. Din experiența celor peste 4.000 de comenzi făcute în 9 ani, firmele care pregătesc relocarea după un plan clar se mută într-o singură zi sau într-un weekend, fără să piardă zile de lucru. Mai jos găsești planul în 5 etape și cum estimezi costurile relocării.
Planul de relocare a biroului în 5 etape
1. Planul de amplasare în noul sediu
Fă o schiță a noului spațiu cu poziția fiecărui birou, dulap și echipament, grupate pe departamente, camere și etaje. Echipa de mutare o folosește ca să ducă fiecare obiect direct la locul lui, fără să-l mai mute de două ori. Desemnează un coleg care cunoaște noul spațiu și poate răspunde la întrebări în ziua mutării.
2. Arhivarea documentelor în cutii
Cu 2–3 zile înainte, documentele din dulapuri, rollbox-uri și de pe birouri se pun în cutii. Pentru arhivă folosește cutii rezistente, de dimensiuni egale, ușor de stivuit. Găsești cutii de arhivare și seturi de cutii carton la noi, iar pentru mutare putem închiria și cutii din plastic cu capac, de 60 × 40 × 40 cm, care nu au nevoie de bandă adezivă și suportă până la 60 kg.
3. Etichetarea mobilierului, cutiilor și echipamentelor IT
Fiecare cutie, birou, scaun, rollbox și echipament IT primește o etichetă cu numele persoanei, departamentul și etajul din noua clădire. Golește dulapurile și comodele înainte: corpurile de mobilier pline sunt grele, se pot deforma și nu pot fi mutate în siguranță.
4. Pregătirea echipamentelor IT
Calculatoarele, serverele și echipamentele de rețea se deconectează de personalul vostru IT sau de un specialist, cu cablurile strânse și etichetate. Noi le ambalăm în folie cu bule și cutii, le transportăm și le poziționăm pe birouri, conform planului.
5. Ce nu încape: depozitare temporară
Mobilierul în plus, arhiva veche sau echipamentele care nu își găsesc încă locul pot sta într-un spațiu de self storage sau într-o boxă de depozitare, cu contract de la 1 lună, până se eliberează loc sau decizi ce faci cu ele.
Plănuiești mutarea biroului?
Spune-ne câte posturi de lucru aveți și unde vă mutați. Îți facem planul și oferta, gratuit.
Cum estimezi costurile relocării unui birou
Nu există un preț fix pe metru pătrat, pentru că două birouri de aceeași suprafață pot avea volume foarte diferite. Iată ce influențează costul:
| Factor | De ce contează |
|---|---|
| Numărul de posturi de lucru | Birou, scaun, rollbox și PC pentru fiecare angajat: cel mai bun indicator al volumului. |
| Arhiva | Numărul de dulapuri sau de cutii cu documente, plus cutiile necesare. |
| Echipamente IT și grele | Servere, rack-uri, copiatoare, seifuri și fișete metalice cer ambalare și manipulare specială. |
| Etaje și lift | Etajele fără lift sau cu lift mic cresc timpul de lucru. |
| Demontare și montaj | Birourile mari și mobilierul modular se demontează și se montează la loc. |
| Distanța și accesul | Distanța dintre sedii și locul de parcare pentru camion la ambele adrese. |
| Programul | Mutarea seara, noaptea sau în weekend, ca firma să nu stea pe loc. |
Ce să ne trimiți pentru o ofertă corectă
- adresele celor două sedii, etajele și dacă există lift;
- numărul de posturi de lucru și o listă cu echipamentele grele;
- câteva poze sau un video scurt cu birourile, arhiva și camera serverelor;
- data dorită și dacă mutarea trebuie făcută în afara programului.
Dacă nu ai timp de liste, o vizită la sediu e cea mai sigură variantă pentru birourile mari: vedem volumul și accesul și îți dăm un preț fără surprize.
Ce face echipa WeMove în ziua relocării
- Încărcăm întâi cutiile cu documente și echipamentele IT.
- Demontăm birourile și mobilierul care trebuie demontat; dulapurile și rollbox-urile goale se mută întregi.
- Ambalăm mobilierul cu folie stretch, colțare de carton și pături de protecție.
- Transportăm cu autoutilitare de 20–40 mc, de 3,5 până la 7,5 tone.
- Montăm și poziționăm totul conform planului, despachetăm echipamentele IT pe birouri și strângem materialele de ambalare.
Vezi toate detaliile despre serviciul de relocare firme și birouri în București.
Greșeli frecvente la mutarea biroului
- Dulapuri lăsate pline: se pot strica la transport și prelungesc mutarea.
- Cutii fără etichete: în noul sediu se pierde o zi întreagă căutând documente.
- IT-ul lăsat pe ultima zi: deconectarea fără etichete întârzie repornirea.
- Fără o persoană de contact: echipa așteaptă decizii despre unde se pune fiecare lucru.
- Programare pe ultima sută de metri: pentru o mutare în weekend sau la final de lună, rezervă din timp.
Întrebări frecvente
Cu cât timp înainte trebuie programată relocarea biroului?
Ideal cu 2–4 săptămâni înainte, ca să ai timp pentru plan, arhivare și etichetare. Pentru mutările în weekend sau la final de lună, rezervă cât mai devreme.
Puteți face mutarea în weekend sau seara?
Da, putem organiza relocarea în afara programului de lucru, ca firma să își continue activitatea fără întreruperi.
Ce facem cu mobilierul care nu mai încape în noul birou?
Îl putem depozita într-o boxă sau într-un container de depozitare, cu contract de la 1 lună, până decizi ce faci cu el.
Ne ajutați și cu arhivarea documentelor?
Da. Îți livrăm cutii de arhivare și, opțional, echipa noastră arhivează documentele în cutii înainte de mutare.
